Se muestra este ejemplo que está basado en los resultados generados por un grupo de trabajo real de una Biblioteca Universitaria.
Grupo de trabajo de mejora de la Biblioteca
Universitaria “El Ejemplo”
Paso 1: (Preparar al Grupo)
Problema a analizar: Poca disponibilidad de los
libros para el préstamo.
Explicación: Se
entiende que la problemática presentada es que los libros que existen en la
biblioteca y figuran en el catálogo no estén disponibles para ser prestados
cuando el usuario los busca en los estantes o los solicita para préstamo.
A el grupo de trabajo se les indica una lista con las posibles causas
del problema. Esta lista ya fue previamente analizada y depurada. Con el fin de generar las ideas en pro de
varias soluciones.
PRINCIPALES CAUSA DE
PROBLEMAS
* No se devuelven los libros
* No se toman en cuenta los reclamos
* La Devolución de libros en préstamo es sobrepasado
* Existencia de préstamos interusuarios
* Hay Libros que no aparecen en su sitio
* Libros mal colocados
* Libros que se esconden
* No siempre se reclaman los libros que faltan
* No se controlan las renovaciones
* Sistema de reservas descontrolado
Paso 2: (Producción de Ideas)
El mismo equipo de trabajo que con anterioridad habían detectado las posibles causas, es el mismo equipo que ahora realizó una sesión de tormenta de ideas donde se recogieron 18 posibles soluciones.
Paso 3: (Evaluación de las Ideas)
Una vez obtenida una lista con todas las ideas, se
pasan a depurar y tomar en consideración las que se suponen de mejor aplicación
Dejando como propuestas lo siguiente:
* Eliminar el préstamo de
libros los fines de semana
* Mejorar la señalización en
el acceso directo
* Editar automática cartas de
reclamación
* Elaboración de un manual de
préstamo
* Traslado del mostrador de
préstamo a la sala
* Creación de una estantería de libros “recién devueltos”
Paso 4: (Plan de Acción)
Se comienza
a poner en ejecución todas estas ideas a través de planes y metodologías, que
permitan lograr el objetivo y la solución del problema.