Diagramas de Flujo:

        Es una representación gráfica de una secuencia
de pasos a seguir para lograr un objetivo. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa del mismo. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección.

       El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial entre ellas,
facilitando la rápida comprensión de cada actividad y
su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, el número de pasos del proceso, las operaciones  interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

•De uso, permite facilitar su empleo.

•De destino, permite la correcta identificación de actividades.

•De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.

•De interacción, permite el acercamiento y coordinación

•De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.

•De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

¿POR QUÉ UTILIZAR UN DIAGRAMA DE FLUJO?

  •En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

•Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

•El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y asi ajustar el proceso hacia la satisfacción de las mismas y sus expectativas.

•Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Hay varios tipos distintos de flujogramas que pueden usarse.

•Flujograma de primer nivel o de dirección descendente.

          Se usa por lo general para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el mismo. Es sumamente útil  para elaborar indicadores que permitan observar y seguir el proceso por su concentración en los resultados intermedios.

•Flujograma de segundo nivel o detallado

         Nos indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación. Este tipo de diagramas de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

•Flujograma de ejecución o matriz

         Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

REGLAS PARA ESTRUCTURAR UN DIAGRAMA DE FLUJO

•El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo.

•Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se dirigen al mismo símbolo, se deben unir en una sola flecha.

 

•Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los conectores.

•De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.

•Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es imposible que tenga una entrada y una de salida.

•Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.

Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al diagrama pues el flujo seria interrumpido.

CONSTRUCCION DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

           El diagrama de flujo se realiza por un equipo de trabajo, donde las distintas personas aportan en conjunto, una perspectiva completa del proceso, y por lo  general este equipo será multifuncional y multijerárquico.

     * Determinar el proceso a diagramar.

   * Definir el grado de detalle. El diagrama puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de manera que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de realizar un análisis más exhaustivo del proceso.

* Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.

* Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos estándar que han sido normalizados, entro otros, por el America international standart institute (ANSI)

* Revisar el diagrama de flujo del proceso.



Estos son los símbolos utilizados para la construcción de un Diagrama de Flujo

Veamos el siguiente Ejercicio  Pulsa Aquí